Die Unterlagen von der städtischen Verwaltung sind der Kern von den Beständen. Das Stadtarchiv Bad Homburg bewahrt sie in seinen Magazinen auf.
In den letzten Jahrhunderten gab es viel mehr Unterlagen. Diese Unterlagen entstehen in Verwaltungen, in der Wirtschaft, in der Gesellschaft und im Privatleben der Menschen.
Verwaltungen und Archive haben deshalb ein Problem mit vielen Unterlagen. Nicht alles kann für die Zukunft aufbewahrt werden. Jedes Archiv muss auswählen. Diese Auswahl basiert auf einer Bewertung. Diese Bewertung entscheidet, ob Unterlagen archiviert oder vernichtet werden.
Man muss an die Sicherung von Rechten denken. Man muss auch überlegen, welche Dokumente für die Forschung wichtig sind. Diese Dokumente sollen ein gutes Bild von unserer Zeit geben. Eine bewusste Entscheidung bestimmt, ob Unterlagen aufbewahrt oder vernichtet werden.
Die Archivwissenschaft hat dafür Regeln und Methoden entwickelt.
Das Stadtarchiv sammelt Unterlagen von Personen und Familien. Es sammelt auch Unterlagen von Vereinen, Parteien, Bürgerinitiativen und Unternehmen. So gibt es im Stadtarchiv Briefe, Tagebücher und Nachlässe. Es gibt auch Geschäftskorrespondenz, Fotos, Postkarten und Plakate.
Diese Sammlung ist wichtig. Das Leben der Stadt und der Menschen ist nicht vollständig in den Unterlagen der Verwaltung dokumentiert.
Mit dem Wort „Unterlagen“ sind nicht nur Papiere gemeint. Es sind alle Informationen gemeint. Es ist egal, wie die Informationen gespeichert sind. Das Hessische Archivgesetz nennt Beispiele. Dazu gehören Urkunden, Amtsbücher und Akten. Auch Schriftstücke, amtliche Publikationen und Karteien gehören dazu. Karten, Pläne und Plakate sind auch gemeint. Siegel, Stempel und Bildaufzeichnungen gehören dazu. Auch Film- und Tonaufzeichnungen sind gemeint. Alle anderen Informationsobjekte gehören auch dazu. Auch digitale Aufzeichnungen gehören dazu. Es ist egal, wie sie gespeichert sind.
Das digitale Zeitalter bringt neue Aufgaben für das Stadtarchiv. Immer mehr Unterlagen sind nur digital. Diese Unterlagen müssen bewertet und archiviert werden. Früher waren Register und Amtsbücher auf Papier. Jetzt sind sie digital. Dazu gehören Einwohnermelde- und Personenstandsregister. Auch Daten in elektronischen Fachverfahren sind digital. Akten sind jetzt oft nur noch elektronisch. Sie sind in einem Dokumenten-Management-System.
Die digitale Langzeitarchivierung hat besondere Anforderungen. Die Bewertung und Übernahme in das Archiv sind wichtig. Auch die Lesbarkeit der Daten ist wichtig. Die Daten müssen auch später noch verständlich sein.
Im Online-Findbuch gibt es Informationen zu vielen Beständen. Es gibt Informationen zu vielen Archivalien. Es gibt Informationen zu vielen Scans. In Zukunft kommen die Datensätze in die Datenbank Arcinsys Hessen.
Seit vielen Jahren bewahren Menschen Dokumente im Archiv auf. Diese Dokumente sind wichtig für die Rechte und Gewohnheiten der Stadt. Im 19. Jahrhundert wurden auch Dokumente für die Forschung zur Stadtgeschichte wichtig.
Seit den 1980er Jahren gibt es Gesetze zur Archivierung von Unterlagen. Diese Gesetze gelten für den Bund und die Länder. Kommunale Archive in Hessen haben eine Satzung. Diese Satzung regelt die Aufgaben und die Benutzung. Ein Archiv ist für die Unterlagen seines Trägers zuständig. Diesen Bereich nennt man Archivsprengel. Das Stadtarchiv ist das Archiv für die Unterlagen der Stadtverwaltung und der städtischen Betriebe.
Alle Unterlagen, die dort entstehen, müssen dem Stadtarchiv angeboten werden. Das steht in der Satzung und im Archivgesetz. Die Unterlagen werden angeboten, wenn sie nicht mehr für die Verwaltung gebraucht werden. Sie dürfen keine Aufbewahrungsfristen mehr haben. Das Stadtarchiv nimmt die Unterlagen, die es wichtig findet. Danach dürfen die anderen Unterlagen vernichtet werden.
Die Archivar*innen achten auf die Rechte der Bürger*innen. Sie beachten auch die Interessen von Verwaltung, Wissenschaft, Heimat- und Familienforschung und Privatpersonen.
