Den Kern der Bestände, die das Stadtarchiv Bad Homburg in seinen Magazinen hütet, bilden die Unterlagen der städtischen Verwaltung.
In den vergangenen Jahrhunderten wuchs die Menge der Unterlagen, die in den öffentlichen Verwaltungen, in Wirtschaft und Gesellschaft und im Privatleben der einzelnen Menschen entstehen, stark an.
Verwaltungen und Archive stehen deshalb vermehrt einem „Massenproblem“ gegenüber. Denn nicht alles kann für zukünftige Generationen aufbewahrt und nutzbar gemacht werden, und so muss jedes Archiv eine Auswahl treffen. Diese beruht auf einer archivfachlich begründeten Bewertung, die dann die Grundlage bildet für die Archivierung oder die Vernichtung von Unterlagen.
Dabei muss zum einen die Rechtssicherung bedacht werden, zum anderen ist zu überlegen, welche Dokumente der stadtgeschichtlichen Forschung der nächsten Jahrhunderte ein möglichst umfassendes Bild unserer Gegenwart liefern. Nicht der Zufall, sondern eine bewusste, nach fachlichen Maßgaben möglichst objektiv getroffene Entscheidung bestimmt also über Aufbewahrung oder Vernichtung.
Die Archivwissenschaft hat dafür formale und inhaltliche Kriterien und Methoden entwickelt.
Um sowohl das öffentliche als auch das private Leben unserer Zeit zu dokumentieren, werden auch Unterlagen von Einzelpersonen und Familien, von Vereinen und Verbänden, lokalen politischen Parteien, Bürgerinitiativen oder Unternehmen gesammelt. So findet man im Stadtarchiv private Briefe, Tagebücher, Nachlässe, Geschäftskorrespondenz, Fotos, Ansichtspostkarten oder Plakate.
Diese Ergänzung der Archivbestände ist umso wichtiger, als sich das gesellschaftliche Leben der Stadt und ihrer Bürger*innen und nur lückenhaft über städtische Verwaltungsunterlagen dokumentieren lässt.
Mit dem Begriff „Unterlagen“ sind nicht nur Papierdokumente gemeint. Er umfasst alle Informationen unabhängig der Art und Form seines Trägers. Das Hessische Archivgesetz nennt dabei z.B. „Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Pläne, Plakate, Siegel, Stempel, Bild-, Film- und Tonaufzeichnungen sowie alle anderen Informationsobjekte, auch digitale Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform“.
Der Übergang ins digitale Zeitalter bringt auch für das Stadtarchiv neue Herausforderungen mit sich. Immer mehr Unterlagen entstehen ausschließlich digital und müssen in dieser Form bewertet und archiviert werden. Dies betrifft vormalig papiergebundene Register und Amtsbücher (z.B. Einwohnermelde- und Personenstandsregister) sowie Daten in elektronischen Fachverfahren ebenso wie Akten, die nur mehr elektronisch in einem sogenannten Dokumenten-Management-System geführt werden.
Die digitale Langzeitarchivierung stellt besondere Ansprüche an die Bewertung und Übernahme in das Archiv sowie den Erhalt der Lesbarkeit und der Interpretierbarkeit der archivierten Daten.
Im Online-Findbuch stehen Informationen zu knapp 200 Beständen, fast 40.000 Archivalien und fast 7.000 Scans zur Verfügung. Künftig werden die Datensätze nach und nach in die Datenbank Arcinsys Hessen übertragen.
Seit Jahrhunderten bewahrt man Dokumente, die für die Sicherung städtischer Rechte und Gepflogenheiten von Bedeutung waren, im Archiv auf. Erst im 19. Jahrhundert spielt bei der Auswahl dieser Unterlagen auch die stadtgeschichtliche Forschung eine Rolle.
Seit Ende der 1980er Jahre ist die Archivierung von Unterlagen in den Archivgesetzen des Bundes und der Länder geregelt; kommunale Archive in Hessen besitzen auf dieser Grundlage eine Satzung, die Aufgaben und Benutzung regelt. Ein Archiv ist in erster Linie zuständig für die Unterlagen seines Trägers. Diesen Zuständigkeitsbereich nennt man Archivsprengel. Das Stadtarchiv ist also zunächst das Archiv für die Unterlagen aus der städtischen Verwaltung sowie der städtischen Eigenbetriebe und Gesellschaften.
Alle Unterlagen, die dort entstehen, sind laut Satzung und Archivgesetz dem Stadtarchiv vollständig zur Übernahme anzubieten, wenn sie für den laufenden Verwaltungsbetrieb nicht mehr benötigt werden und keinen Aufbewahrungsfristen mehr unterliegen. Das Stadtarchiv übernimmt die Unterlagen, die es als archivwürdig bewertet, und gibt der anbietenden Stelle anschließend die Freigabe, die anderen Unterlagen zu vernichten.
Dabei haben die Archivar*innen sowohl die Rechtssicherung der Bürger*innen als auch die vielfältigen Nutzungsinteressen von Verwaltung, Wissenschaft, Heimat- und Familienforschung und Privatpersonen stets im Blick.
